Quieres facturar de manera efectiva, Evita estos 9 errores

Las facturas son claves en la contabilidad de un negocio. Es el comprobante legal de una transacción comercial y acredita la buena gestión de una empresa para reclamar deducciones de impuestos.

Pero esta validez puede perderse sin cometes algunos de los errores  que a continuación te enumero, por ser los más recurrentes, pero  fáciles de evitar.

Facturar de manera efectiva ¡Evita estos errores!

1. Mandarla sin revisar

Además de incluir todos los datos formales que exige la ley (número de la factura, fecha, datos fiscales del emisor, concepto, importe desglosado, porcentaje de IVA) conviene que repases el documento antes de enviarlo.

A veces se realizan aprovechando la base de un documento previo similar y olvidamos cambiar datos básicos como la fecha de emisión o el concepto. Por eso es recomendable no tomarse este trabajo a la ligera y revisar varias veces el contenido de la nueva factura y todos los conceptos, aunque creas sabértelos de memoria y hayas estandarizado el proceso. ¡Revisa!

2. Facturar tarde

Ocurre, a veces que, que aplazamos la emisión de facturas. Y esto puede complicarte la existencia

3. Omitir la fecha de vencimiento y la forma de pago

Especifica en la factura cuáles son las condiciones de cobro y aclara la fecha de vencimiento máximo de la misma. Es decir, fecha tope que indicas a tu cliente para que realice el pago. Incluir esta información no es obligatorio, pero servirá para evitar la morosidad o alertarte en caso de que se produzca.

4. No conservar copia de la factura

Siempre es recomendable conservar todas las facturas y justificantes de tu negocio. Conservarlas servirá también a la hora de reclamar impagos o devoluciones.

5. Enviar la factura a la persona o departamento equivocados

Pon especial atención al momento de mandar la factura a la persona, departamento o cliente que corresponda. De llegarte a ocurrir, ofrece las respectivas disculpas y palabras tranquilizantes  al cliente sobre la privacidad de sus datos.

6. Omitir el logo

Obviamente, este es un elemento opcional teniendo en cuenta que no todas las empresas, y menos los profesionales, disponen de un logo corporativo. Pero si lo tienes, conviene incluirlo en la factura dado que mejorará la imagen de profesionalidad y seriedad de tu negocio. Aunque parezca un detalle insignificante, no lo es.

7. Sumar cargos no negociados previamente

Si quieres sorprender a tu cliente con una factura, que sea para bien, como puede ser incluyendo algún descuento que no se esperaba.

Pero sorprenderle con un importe mayor a lo esperado puede implicar no solo que sea la única oportunidad que tengas de facturar a ese cliente, sino que también te arriesgas a impagos o a asumir reclamaciones, al margen del daño reputacional. Para evitar malentendidos es importante que las condiciones de cada venta queden claras entre ambas partes antes de la emisión de la factura. Piensa en esto para facturar de manera efectiva. 

8. No hacer un seguimiento de las facturas sin pagar

Sin insistir demasiado, al menos mientras no haya pasado el tiempo convenido, interesa estar pendientes de las facturas pendientes de cobro para que no se acumulen. Así que, si observas que el plazo de vencimiento se ha cumplido, no temas hacer un recordatorio de pago a tu cliente.

9. No agradecer el pago

   Comunicar que has recibido el importe y agradecer al cliente el pago es un detalle que cuesta poco, pero que siempre se agradece.