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¿Cómo rendir el tiempo? Chequea estas 3 técnicas

Que lo urgente no le gane a lo importante

Rendir el tiempo, parece ser una meta colectiva; pero que aún no logramos concretar y esto deriva en contratiempos familiares y laborales; porque nos estresamos, nos volvemos poco efectivos y eficientes; y por tanto, menos productivos.

Para muchos, 24 horas al día no son suficientes. La razón: no saben optimizar su tiempo. Y si te confieso algo, son más los días en los que me encuentro en este grupo, que los que logro aprovechar el tiempo.

Por eso, he leído material al respecto y me topé con un trabajo que hacía referencia a las propuestas del equipo de  Randstad, una empresa holandesa de Recursos Humanos, donde promueven diversos métodos y sistemas de gestión del tiempo que pueden ayudarnos a sacar todos los pendientes en el tiempo necesario. Aquí te dejamos tres de ellos:

Rendir el tiempo con tres técnicas ¡Descúbrelas!

1. Matriz Eisenhower

La matriz Eisenhower se basa en una famosa frase del presidente estadounidense:

“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”, decía el presidente número 34 de los Estados Unidos.

El sistema aconseja establecer una matriz con cuatro cuadrantes para ayudar a distinguir entre lo importante y urgente. Los cuadrantes serían:

  • Urgente e importante.
  • No urgente, pero importante.
  • Urgente, pero no importante.
  • Ni urgente ni importante (Este último cuadrante refiere a las distracciones y, por lo tanto, las tareas de la lista que vayan a parar a él deben ser desestimadas sistemáticamente).

La técnica de establecimiento de prioridades y toma de decisiones de Eisenhower, que el presidente utilizó originalmente en contexto bélico, es la base de la aplicación Priority Matrix, una de las apps de gestión del tiempo más usadas tanto en ordenadores como en móviles.

2. Técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro (que significa tomate en italiano) fue desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980. El método propone usar un temporizador para establecer periodos de trabajo de 25 minutos separados por pausas de cinco minutos. Cada ciclo de dos horas se recomienda una pausa más larga, de 15 o 20 minutos. Estas pausas frecuentes, según Cirillo, mejoran la agilidad mental.

Hay que disciplinarse para cumplir con éxito todas las tareas diarias y las pausas necesarias

Este método de trabajo está relacionado con conceptos como el timeboxing, o asignación de un tiempo determinado para cada tarea, que obliga a centrarse únicamente en lo realmente determinante para llevarla a cabo, el Agile y el desarrollo iterativo utilizado en el diseño de software.

3. Lean Time Management

Lean Time Management (traducido al español como gestión ajustada del tiempo), consiste en eliminar al máximo las pérdidas de tiempo o las acciones que no generan valor a la empresa para que los trabajadores puedan centrarse en las que sí lo hacen.

Se trata de aumentar el valor y minimizar el esfuerzo, en línea con la famosa cita anglosajona: “Work smarter, not harder”.

Los principios generales del Lean Time Management son:

  • Evaluar todos los procesos de la empresa, identificar las acciones innecesarias y las pérdidas de tiempo que consumen recursos y no aportan valor.
  • Eliminarlos. Excluir estos desperdicios de todos los procesos de trabajo de la empresa.
  • Medir resultados y practicar ajustes.
  • Continuar midiendo y ajustando periódicamente. El proceso es un ciclo de mejora sin fin.

Ten en cuenta estos detalles, para que gestiones el tiempo con estrategia

  • La mejor manera de administrar el tiempo para poder rendir al máximo es comenzar el día afrontando las tareas principales. Es cuando más despejados y con más energía nos encontramos por lo que será más fácil llevarlas a cabo dejando lo más fácil o mecánico para el final. A medida que el día nos esté resultando más pesado también nuestras tareas deberían ser más sencillas con lo que requieran menos esfuerzo por nuestra parte.
  • Mantener nuestro espacio limpio y ordenado hará que resultemos más productivos. Por un lado contar con un despacho o lugar de trabajo donde todo esté en su sitio evitará las pérdida de tiempo que conlleva buscar las cosas constantemente. Además está demostrado que tanto el orden y la limpieza en una casa como en la oficina hace que nuestra mente se encuentre más relajada y por tanto rinda más.
  • Programar cada día con antelación resulta fundamental para gestionar mejor nuestro tiempo. Cada actividad y tarea debe tener su lugar. Para poder hacer todo, crea una rutina sólida planificada alrededor de tu día de trabajo. Programar cada hora  puede parecer exagerado, pero cuando todo tiene su lugar en el cronograma, entonces todo, por lo general, es más fácil de gestionar.

Conoces otra herramienta para rendir el tiempo, cuéntanos.

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