Claves para el correcto inventario en un negocio gastronómico

El inventario en un negocio gastronómico debe alejarse de la tendencia a resolver urgencias, a atender lo imprevisto, o a la poca planeación y poca coordinación; por eso te compartimos estas sugerencias claves para que esta tarea no sea un dolor de cabeza.

Diana y Luismi AG,  son asesores gastronómicos que preparon un material para que el inventario no sea un dolor de cabeza. Ellos comentan en un trabajo publicado en El Estímulo,  que para la mayoría de los negocios gastronómicos, el inventario se podría definir como la fuga de dinero que, desde la oscuridad de una alacena y desde el frío de un congelador, va destruyendo poco a poco las finanzas y la liquidez de una empresa.

Sabemos que ésta no es la definición teórica de la palabra inventario, pero sí una de las que más se acerca a la realidad de tantos negocios de comida. 

Pero, aclaran: El inventario va mucho más allá de hacer una rotación de productos dependiendo de sus fechas de caducidad.

Un control de inventario es fundamental para que tu negocio gastronómico sea rentable. Además es una de las herramientas principales para asegurar tu estructura de costos y que tu empresa supere los temidos primeros 2 años de actividad. Este control va desde la creación de una lista de compras estratégica, en donde se contemple un presupuesto estimado del costo de reposición, hasta las salidas fechadas de cada uno de los productos desde tu almacén hacia tu centro de producción, es decir, tu cocina.

Claves para el correcto inventario en un negocio gastronómico

1 La lista de compra

El primer elemento es sin duda la lista de compra. De hecho es donde todo empieza y, por muy tonto que parezca, es la primera alarma que debes observar con mentalidad empresarial para proteger la rentabilidad de tu negocio.

La lista de compras ideal, debe estar dividida en materia prima, cantidad, marca, proveedor o lugar de compra y presupuesto

La materia prima, cantidad y marca, indica todo lo que debes adquirir con exactitud. Así, cualquiera que esté en tu negocio, tiene la capacidad de entender lo que se necesita y cuánto se necesita.

Este dato lo deberá arrojar tu estructura de inventario y es fundamental para evitar compras al azar, esas que siempre aparecen cuando no tienes definido al 100% la cantidad de reposición de tu inventario para funcionar.

El inventario debe ser hecho antes de que llegue una nueva entrega. No mezcles las mercancías.

2 El lugar donde compras

Tener definido tu proveedor o el lugar donde adquieres los productos, te ayudará a planificar la logística y crear una ruta estratégica para invertir la menor cantidad de tiempo y gastos de transporte posibles al momento de hacer las compras.

Recuerda que todo va sumando puntos dentro de la rentabilidad de tu negocio. Si haces una ruta más larga gastarás más combustible, la depreciación del vehículo aumentará y tendrás menos tiempo para dedicarte a otros elementos de tu negocio, por ejemplo, administrarlo.

3 El presupuesto

El tema clave: El presupuesto. Toda lista debe tener un presupuesto para evitar comprar de más. Será el indicador que te dirá cuando los precios de la materia prima que utilizas hayan aumentado o, quizás, milagrosamente, hayan disminuido.

El presupuesto será el escudo protector ante compras impulsivas que puedas tener y evitarás la famosa situación en la cual estamos seguros que has caído alguna vez: “Está barato, aprovecho y compro dos”.

Diana y Luismi recuerdan que la lista se alimentará directamente de la estructura de control del inventario de tu negocio. Dicha estructura te dará las cantidades necesarias para que el nivel de stock no sea ni más ni menos del punto de inventario medio.

El 80% de la falta de liquidez de tu negocio se produce en el inventario.

4 El tiempo

El tiempo es otro de los factores que te podrá hacer ganar o perder dinero en tu inventario.

Tener en cuenta los tiempos de entrega y distribución de cada uno de tus proveedores es imprescindible al momento de reponer materia prima. Y no importa si se trata de productos comestibles o no, tu inventario mínimo dependerá de ello.

La reposición no será igual  para todos los ingredientes que utilizas en la elaboración de tus productos. Este será tan diverso como la cantidad de proveedores y productos con los que trabajes.

Por ejemplo, si tu proveedor de embutidos tarda de 5 a 7 días para despachar la mercancía, entonces tu inventario mínimo para estos productos deberá bastar para estos productos deberá bastar para cubrir al menos 10 días de producción. Es mejor tener de 5 a 3 días extras de producción para blindarte por cualquier eventualidad que puede suceder en el proceso de distribución.

5 La liquidez

El inventario tiene valor propio; por eso; debes  saber que todo lo que adquieres y colocas dentro de tu inventario es considerado una inversión y forma parte del patrimonio de tu empresa. Solo que la depreciación de éste no es de 3, 5 o 10 años, sino de 2 semanas a 12 meses, porque en gastronomía se trabaja con productos con una fecha de caducidad corta.

Por esta razón; hay una regla que debes seguir: procurar que cada producto que entre en tu inventario tenga una fecha no menor de 80% de su vida útil para que se le considere rentable. Esto quiere decir que si compras leche de larga duración, que tiene una caducidad aproximada de 4 a 6 meses; deberá poder resistir en tu inventario al menos de 3 a 5 meses.

Con información de El Estímulo